Portuguese Business Email Vocabulary: 30 Phrases That Sound Professional

You can speak Portuguese. You can even write Portuguese. But when you send a business email, something goes wrong.

The words are correct. The grammar is passable. But it reads like translated English. And your Portuguese colleagues notice.

Here’s how to write emails that sound like a native professional wrote them.

The Email Structure

Portuguese business emails follow a predictable structure:

1. Saudação (Greeting)
2. Abertura (Opening line)
3. Corpo (Body)
4. Fechamento (Closing)
5. Despedida (Sign-off)

Let’s build each section.

Greetings (Saudações)

Formal Greetings

Portuguese	When to Use	Notes
Prezado(a) Sr./Sra. [Surname]	First contact, very formal	PT: “Exmo. Sr.” for extra formality
Caro(a) [Name]	Known contacts, professional	Standard business greeting
Prezados	Multiple recipients	Gender-neutral plural
A quem interessar	Unknown recipient	”To whom it may concern”

Standard Professional

Portuguese	When to Use
Olá, [Name]	Regular professional contacts
Bom dia / Boa tarde	Common in Brazil

Brazil vs Portugal

Context	Brazil (BR)	Portugal (PT)
Very formal	Prezado(a)	Exmo(a). Sr(a).
Standard	Caro(a)	Caro(a)
Casual professional	Olá	Bom dia

Opening Lines (Abertura)

Never dive straight into the request. Portuguese email culture expects a transition:

Standard Openers

“Espero que esteja tudo bem.” I hope all is well. (Works everywhere)

“Espero que esta mensagem o/a encontre bem.” (PT) / “Espero que este e-mail o/a encontre bem.” (BR) I hope this message finds you well.

“Conforme conversamos…” As we discussed…

“Em seguimento ao nosso último contacto…” (PT) / “Dando sequência à nossa última conversa…” (BR) Following up on our last contact…

“Agradeço a sua resposta rápida.” Thank you for your quick response.

After Receiving an Email

“Agradeço o seu e-mail de [date].” Thank you for your email of [date].

“Em resposta ao seu pedido…” (PT) / “Em resposta à sua solicitação…” (BR) In response to your request…

The Body: Key Action Phrases

Making Requests

“Gostaria de solicitar…” I would like to request… (Formal)

“Venho por este meio solicitar…” (PT) I hereby request… (Very formal, Portuguese)

“Poderia, por favor, enviar-me…” Could you please send me…

“Agradeço que me possa informar…” I would appreciate if you could inform me…

“Seria possível…” Would it be possible…

Providing Information

“Em anexo, envio…” Attached, I am sending… (Standard)

“Segue em anexo…” (BR) Attached you will find…

“Junto envio…” (PT) I am sending herewith…

“Conforme solicitado, informo que…” As requested, I inform you that…

“Para o seu conhecimento…” For your information…

Asking for Clarification

“Poderia esclarecer…” Could you clarify…

“Agradeceria que me confirmasse…” I would appreciate if you could confirm…

“Teria disponibilidade para…” Would you be available to…

Confirming

“Confirmo a receção do seu e-mail.” (PT) / “Confirmo o recebimento do seu e-mail.” (BR) I confirm receipt of your email.

“Fica assim confirmado que…” It is hereby confirmed that…

Apologizing

“Peço desculpa pelo atraso na resposta.” I apologize for the delayed response.

“Lamentamos informar que…” We regret to inform you that…

Closings (Fechamento)

Indicating Next Steps

“Fico a aguardar a sua resposta.” (PT) / “Aguardo seu retorno.” (BR) I await your response.

“Não hesite em contactar-me caso tenha dúvidas.” (PT) / “Qualquer dúvida, estou à disposição.” (BR) Don’t hesitate to contact me if you have questions.

“Fico ao dispor para eventuais esclarecimentos.” (PT) I remain available for any clarifications.

Formal Closings

“Agradeço antecipadamente a sua atenção.” Thank you in advance for your attention.

“Agradeço desde já a sua colaboração.” Thank you in advance for your cooperation.

Sign-offs (Despedida)

Formal

Portuguese	Usage
Com os melhores cumprimentos	Very formal (PT)
Atenciosamente	Standard formal
Cordialmente	Professional, warm
Respeitosamente	Very formal

Standard Professional

Portuguese	Usage
Cumprimentos	Standard (PT)
Abraço	Warmer, but professional in Brazil
Até breve	Looking forward to hearing from you

Complete Email Templates

Formal Request

Prezado Sr. Silva,

Espero que esteja tudo bem.

Venho por este meio solicitar informações sobre [topic]. Conforme acordado na nossa reunião de [date], necessitamos de [specific need].

Agradeço antecipadamente a sua atenção e fico a aguardar a sua resposta.

Com os melhores cumprimentos, [Your name]

Following Up

Cara Dra. Santos,

Em seguimento ao meu e-mail de [date], gostaria de verificar se teve oportunidade de analisar a proposta enviada.

Fico ao dispor para esclarecer eventuais dúvidas.

Cumprimentos, [Your name]

Response with Information

Caro João,

Agradeço o seu e-mail.

Em resposta à sua solicitação, segue em anexo [document]. Conforme verá, [brief explanation].

Caso necessite de informações adicionais, não hesite em contactar-me.

Atenciosamente, [Your name]

Common Mistakes to Avoid

Don’t: Start with “Eu gostaria…” (I would like…) Do: Start with “Gostaria de…” (Would like to…)

Don’t: Use “Obrigado” as a sign-off alone Do: Use “Obrigado(a) desde já” + proper sign-off

Don’t: Translate “Dear” as “Querido(a)” (too personal) Do: Use “Caro(a)” or “Prezado(a)”

Don’t: End with “Tchau” (too informal) Do: Match formality of opening

Don’t: Use “você” in very formal PT Portuguese Do: Use indirect constructions or “o senhor/a senhora”

Register Calibration

Portuguese email formality operates on a sliding scale:

Level	Opening	Request	Closing
Very formal	Exmo. Sr.	Vem por este meio solicitar	Com os melhores cumprimentos
Formal	Prezado	Gostaria de solicitar	Atenciosamente
Professional	Caro	Poderia	Cumprimentos
Casual professional	Olá	Pode	Abraço

Match all elements to the same level. Mixing registers sounds awkward.

Business Portuguese through real examples.

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